請求書領収書をPCで簡単に作るための、おすすめ無料テンプレートと電子印鑑

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字を書くのは得意ですか? 請求書や領収書は手書き派ですか?
私は字を書くのが苦痛ではないのですが、請求書や領収書はPCで作ってPDFファイルに変換し、電子認印をポチッと押してメールに添付して送っています。

請求書や領収書は、

  • 発行日
  • 発行者の住所
  • 発行者の会社名
  • 請求書であれば振込先、商品名、個数、金額

が正しく記載してあれば、印鑑はなくても請求書や領収書の効力に影響はありません。
(但し、公共料金の場合は除く)

請求書は、単なる意思表示のための書類であり、法的にも民意的にも意思確認書類に過ぎない、というわけです。

経費としての計上が可能なのは、紙媒体です。
なので、領収書は先方で印刷して頂く必要がありますので、軽々しくお願いできない取引先であるならば、印刷して切手を貼って送った方がいいですね。紙で送る相手の場合は、電子印鑑でも大丈夫かどうかを確認して、もしダメと言われたら印刷後に普通の印鑑で押印しましょう。

話は戻りますが、PCで作成した書類に印鑑を押すことで、「信頼性」がプラスされます。
日本においては「印鑑が押してあること」が当たり前の風習になっていて、ビジネスマナーとも言われています。

パソコンでかっこよく作りたい! けれど苦手なので作れない!
という方には、無料テンプレートと無料電子印鑑を利用するのが費用がかからずオススメです。

但し、これは法人化していないフリーランスの話。
法人化しているのであれば、きちんとした社印や角印の電子印鑑を有料で作成してください。

無料テンプレート「bizocean(ビズオーシャン)」

私が利用している、テンプレートサイトです。

請求書や領収書だけでなく、企画書や組織図、目標設定シートなど、豊富な種類のテンプレートがダウンロードできます。

有料のものもありますので、検索の際に「無料書式」にチェックをしておくと、無料のものだけが表示されるので便利です。

https://www.bizocean.jp/

無料の電子印鑑(認印)「(株)白舟書体」

有料フォントを作成・販売している会社のサイトですが、WEB認印がネット上で無料で作れ、画像としてダウンロードすることができます。

但し、会社の電子印鑑としては使わない方がいいでしょうね。同じ印鑑がWEBで大量に出回っているということなので。

http://www.hakusyu.com/webmtm/

請求書・領収書に電子印鑑を押す方法

  1. EXCELで作成した請求書のデータを、PDFとして保存します。
  2. AdobeのAcrobatもしくはAcrobat Readerで、その保存したデータを読み込み、「スタンプ」or「署名」→「電子印鑑 取り込み」or「書名を追加 → 画像」で、作成した電子印鑑の画像を取り込みます。
  3. 取り込んだ画像が登録されますので、作成した電子印鑑を読み込んで、押したい場所にドラッグ&ドロップで移動させます。
  4. 画像の大きさを調整して、保存すれば完成です。
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